Polisi Preifatrwydd a Llywodraethu Data
1. Trosolwg
Mae’r polisi hwn yn egluro sut rydym yn trin eich data personol pan fyddwch yn cysylltu â ni, yn ymgysylltu â’n gwasanaethau neu’n defnyddio ein gwefan. Rydym yn cadw pethau’n syml: dim ond y data sydd ei angen arnom rydym yn ei gasglu, rydym yn ei ddefnyddio’n gyfrifol, ac nid ydym yn ei rannu y tu allan i’n sefydliad ac ychydig o bartneriaid dethol.
2. Y data rydym yn ei gasglu
Rydym yn casglu:
- Gwybodaeth a gyflwynir gennych drwy ymholiadau neu ffurflenni cyswllt
- Manylion a roddir yn ystod ymgysylltiadau (e.e. gwybodaeth prosiect, manylion cyswllt)
- Data defnydd sylfaenol o’n gwefan (drwy gwcis ac offer dadansoddeg)
Nid ydym yn casglu gwybodaeth bersonol ddiangen, ac nid ydym yn prynu nac yn gwerthu data.
3. Sut rydym yn defnyddio eich data
Rydym yn defnyddio eich data i:
- Ateb ymholiadau
- Rheoli a chyflawni ymgysylltiadau
- Ddarparu diweddariadau neu wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani
- Gwella ein gwefan a’n gwasanaethau
Dim ond at ddibenion busnes cyfreithlon sy’n gysylltiedig â System Software y defnyddir eich data.
4. Defnyddio AI
Rydym yn defnyddio offer AI i gefnogi cynhyrchiant a chyflawni, gan gynnwys Microsoft Copilot a gwasanaethau AI Microsoft eraill. Mae pob defnydd o AI yn dilyn:
- Egwyddorion AI cyfrifol Microsoft
- Canllawiau diogelwch, cydymffurfiaeth a thrin data Microsoft
- Rheolau mewnol clir ar sut rydym yn trin data
- Rheolaethau llym i sicrhau nad yw manylion personol byth yn gadael y sefydliad
Nid ydym yn anfon eich data personol at systemau AI allanol y tu allan i’n fframwaith llywodraethu.
5. Rhannu eich data
Nid ydym yn rhannu eich data y tu allan i System Software ac eithrio:
- Gyda phartneriaid cyflawni dethol sy’n gweithio gyda ni’n uniongyrchol ar eich ymgysylltiad
- Lle bo’n ofynnol yn ôl y gyfraith
Dim ond y data lleiaf posibl sy’n angenrheidiol a roddir i bartneriaid, ac mae’n rhaid iddynt ddilyn safonau preifatrwydd a diogelwch cyfwerth. Nid ydym byth yn gwerthu nac yn masnachu eich data at ddibenion marchnata.
6. Gwcis a thracio ar y wefan
Mae ein gwefan yn defnyddio cwcis ac offer dadansoddeg i:
- Deall sut mae ymwelwyr yn defnyddio’r wefan
- Gwella perfformiad a chynnwys
- Cefnogi swyddogaethau sylfaenol
Gallwch reoli neu analluogi cwcis drwy osodiadau eich porwr.
7. Diogelwch data
Rydym yn defnyddio arferion diogelwch modern i ddiogelu eich data, gan gynnwys:
- Storio diogel a rheolaethau mynediad
- Amgryptio lle bo’n briodol
- Llywodraethu sy’n cyd-fynd â safonau diogelwch a chydymffurfiaeth Microsoft
Dim ond personél awdurdodedig sydd â mynediad at eich data.
8. Eich hawliau
Gallwch ofyn am:
- Fynediad at y data rydym yn ei gadw amdanoch
- Gywiro gwybodaeth anghywir
- Dileu eich data (lle bo hyn yn gyfreithlon bosibl)
Cysylltwch â ni unrhyw bryd i arfer yr hawliau hyn.
9. Cyswllt
Os oes gennych gwestiynau am y polisi hwn neu sut rydym yn trin eich data, cysylltwch â:
System Software
E-bost: info@systemsoftware.uk
Gwefan: www.systemsoftware.uk
Datganiad Llywodraethu AI
Ein dull o ddefnyddio AI
Mae System Software yn defnyddio AI i wella cynhyrchiant, cefnogi cyflawni ac uwcholeuo ansawdd ein gwaith. Ein egwyddor syml yw: dylai AI wneud ein gwaith yn well, nid peryglu eich data, eich preifatrwydd na’ch uniondeb gweithredol.
Yn unol â safonau llywodraethu a diogelwch Microsoft
Mae pob defnydd o AI o fewn System Software yn dilyn fframwaith llywodraethu corfforaethol Microsoft, gan gynnwys:
- Egwyddorion AI cyfrifol
- Canllawiau diogelwch, cydymffurfiaeth a thrin data
- Rheolaethau menter ar gyfer hunaniaeth, mynediad a diogelu data
- Ffiniau clir ar sut mae data yn cael ei brosesu, ei storio a’i gadw
Dim ond gwasanaethau AI sy’n bodloni gofynion diogelwch a chydymffurfiaeth menter Microsoft a ddefnyddir gennym.
Lle rydym yn defnyddio AI
Rydym yn defnyddio AI ar gyfer:
- Drafftio a chrynhoi cynnwys
- Gwella cynhyrchiant a llifoedd gwaith gweithredol
- Cefnogi dadansoddi a gwneud penderfyniadau
- Gwella prosesau cyflawni meddalwedd ac ymgynghori peirianneg
Defnyddir AI fel offer, nid fel penderfynwr. Mae goruchwyliaeth ddynol bob amser yn bresennol.
Eich data yn aros o fewn y sefydliad
Nid ydym yn anfon data personol na data cleient sensitif at systemau AI allanol y tu allan i’n rheolaethau llywodraethu.
- Nid yw manylion personol yn gadael y sefydliad
- Nid yw data yn cael ei ddefnyddio i hyfforddi modelau AI allanol
- Dim ond o fewn amgylcheddau diogel Microsoft y mae offer AI yn gweithredu
- Mae mynediad wedi’i gyfyngu i bersonél awdurdodedig
Nid ydym yn defnyddio offer AI defnyddwyr ar gyfer gwaith cleient.
Partneriaid dethol
Lle mae AI yn cael ei ddefnyddio gan bartneriaid cyflawni dethol, rhaid iddynt ddilyn safonau llywodraethu, diogelwch a thrin data cyfwerth. Nid oes hawl gan unrhyw bartner ddefnyddio eich data ar gyfer hyfforddi modelau neu brosesu allanol.
Tryloywder a rheolaeth
Byddwn bob amser yn glir ynghylch:
- Sut mae AI yn cael ei ddefnyddio yn eich ymgysylltiad
- Pa ddata sy’n cael ei brosesu
- Sut mae’n cael ei ddiogelu
- Pa reolaethau sydd ar waith
Os yw’n well gennych i AI beidio â chael ei ddefnyddio o fewn eich ymgysylltiad, gallwn addasu ein dull yn unol â hynny.
Adolygu parhaus
Nid yw llywodraethu AI yn statig. Rydym yn adolygu ein polisïau’n rheolaidd i sicrhau eu bod yn cyd-fynd â:
- Safonau AI Microsoft sy’n esblygu
- Arfer gorau yn y diwydiant
- Gofynion rheoleiddiol
- Rheoli risg weithredol